Pencatatan Vaksin di eICV: Panduan Praktis bagi Dokter dan Tenaga Kesehatan

“ICV (electronic International Certificate of Vaccination or Prophylaxis) adalah versi elektronik dari buku kuning ICV yang mencatat vaksinasi internasional, seperti meningitis untuk jemaah umrah/haji dan yellow fever. Sejak 10 Februari 2025, seluruh unit kekarantinaan kesehatan dan fasilitas pelayanan vaksinasi diminta menerapkan eICV, dengan syarat pelaku perjalanan mengunduh aplikasi Satu Sehat Mobile. Dokter yang memberikan vaksinasi internasional wajib memahami dasar hukum, alur perolehan, dan tata cara pencatatannya agar sertifikat yang diterbitkan sah dan dapat diterima di titik masuk negara tujuan.”

Apa Itu eICV dan Mengapa Dokter Perlu Memahaminya?

eICV adalah bentuk elektronik dari Sertifikat Vaksinasi Internasional, atau International Certificate of Vaccination or Prophylaxis (ICVP), yaitu dokumen resmi yang membuktikan seseorang telah menerima vaksinasi dan/atau profilaksis yang disyaratkan untuk perjalanan internasional tertentu. Secara hukum nasional, Sertifikat Vaksinasi Internasional didefinisikan sebagai surat keterangan yang menyatakan seseorang telah mendapatkan vaksinasi dan/atau profilaksis yang diperlukan untuk perjalanan internasional tertentu. (1)

Landasan internasionalnya adalah International Health Regulations (IHR) 2005, instrumen hukum yang mengikat secara legal pada 196 negara pihak, termasuk seluruh 194 negara anggota WHO. (2) IHR memberikan kerangka hukum yang memungkinkan suatu negara mensyaratkan pelaku perjalanan yang datang menunjukkan bukti vaksinasi terhadap penyakit tertentu, dan ICVP atau "kartu kuning" adalah dokumen resmi yang diakui secara internasional untuk mendokumentasikan bukti tersebut. (3)

Dokter perlu memahami eICV karena merekalah pihak yang berwenang memberikan vaksinasi, menandatangani sertifikat, dan bertanggung jawab atas keakuratan data yang dicatat. Ketentuan Pasal 4 Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 23 Tahun 2018 menegaskan bahwa vaksinasi hanya boleh dilakukan oleh dokter yang telah memiliki surat izin praktik dan harus sesuai standar profesi, standar pelayanan, serta standar prosedur operasional yang berlaku. (1) Kesalahan pencatatan atau pengisian yang tidak sesuai ketentuan dapat membuat sertifikat dinyatakan tidak valid, yang berdampak langsung pada kelancaran perjalanan pasien dan berpotensi memicu tindakan kekarantinaan kesehatan di titik masuk negara tujuan.

Dasar Hukum Pencatatan Vaksinasi Internasional di Indonesia

Dasar hukum utama pencatatan dan pelaporan Sertifikat Vaksinasi Internasional di Indonesia adalah Permenkes Nomor 23 Tahun 2018 tentang Pelayanan dan Penerbitan Sertifikat Vaksinasi Internasional. (1) Peraturan ini mengatur siapa yang berwenang mencatat data, syarat fasilitas pelayanan, serta prosedur operasional standar penerbitan sertifikat.

Berdasarkan Bab VI Permenkes tersebut, Klinik Kantor Kesehatan Pelabuhan (KKP), Klinik, atau Rumah Sakit wajib mencatat setiap pemberian Sertifikat Vaksinasi Internasional, dan pencatatan tersebut wajib dilaporkan secara berkala kepada Direktur Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit (P2P). (1) Kewajiban pencatatan ini berlaku baik untuk penerbitan sertifikat fisik (buku ICV) maupun eICV, karena eICV pada dasarnya adalah kanal elektronik untuk memenuhi kewajiban pencatatan dan pelaporan yang sama.

Fasilitas pelayanan yang akan melaksanakan vaksinasi internasional juga harus memenuhi sejumlah persyaratan sebagaimana diatur dalam Pasal 3 Permenkes Nomor 23 Tahun 2018, yaitu:

1. memiliki tenaga kesehatan pelaksana vaksinasi;
2. memiliki fasilitas manajemen rantai dingin (cold chain) sesuai standar;
3. memiliki izin operasional fasilitas pelayanan kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
4. memiliki sarana dan prasarana sistem manajemen teknologi informasi yang terhubung secara daring. (1)

Poin terakhir inilah yang menjadi pijakan teknis bagi transisi dari pencatatan manual ke sistem elektronik seperti eICV, karena fasilitas pelaksana vaksinasi sejak awal memang diwajibkan memiliki sistem informasi yang terhubung secara daring.

Kapan eICV Mulai Diberlakukan dan Siapa yang Wajib Menerapkannya?

eICV mulai diwajibkan penerapannya sejak 10 Februari 2025 bagi seluruh Unit Pelaksana Teknis (UPT) Bidang Kekarantinaan Kesehatan beserta fasilitas kesehatan binaannya di seluruh Indonesia. Dasar kebijakan ini adalah Surat Edaran Direktorat Jenderal P2P Kementerian Kesehatan Nomor SR.02.04/C/173/2025 tanggal 23 Januari 2025 tentang Penerapan electronic Certificate of Vaccination or Prophylaxis (eICV). (4)

Penerapan eICV ini merupakan tindak lanjut dari nota diplomatik Pemerintah Kerajaan Arab Saudi yang menyatakan tidak ada halangan bagi penerapan sertifikat vaksinasi internasional secara elektronik. (4) Surat edaran tersebut memuat beberapa ketentuan operasional yang perlu diketahui dokter dan tenaga kesehatan pelaksana vaksinasi, yaitu:

1. seluruh fasilitas kesehatan binaan wajib disosialisasikan mengenai penerapan eICV;
2. eICV wajib diterapkan oleh seluruh UPT Bidang Kekarantinaan Kesehatan dan fasilitas binaannya terhitung sejak 10 Februari 2025;
3. pelaku perjalanan yang akan mendapatkan layanan vaksinasi internasional wajib terlebih dahulu mengunduh aplikasi Satu Sehat Mobile sebelum pemberlakuan eICV;
4. biaya penerbitan eICV mengikuti ketentuan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang sama dengan penerbitan buku ICV sesuai peraturan perundang-undangan; dan
5. penerbitan buku ICV fisik tetap dapat dilakukan bagi negara tujuan yang masih mewajibkan bentuk fisik. (4)

Dalam praktik implementasi di lapangan, cakupan eICV masih bertahap. Sebagai contoh, di BBKK Soekarno-Hatta, penerapan eICV per 11 Februari 2025 untuk sementara hanya berlaku bagi vaksinasi meningitis pelaku perjalanan yang bertujuan ke Arab Saudi, sedangkan pelaku perjalanan non-Arab Saudi yang memerlukan vaksinasi yellow fever masih menerima buku ICV manual. (5) Dokter di fasilitas pelayanan vaksinasi internasional perlu mengonfirmasi cakupan penerapan eICV di wilayah kerja KKP masing-masing, karena kebijakan operasional dapat berbeda antarwilayah sesuai arahan UPT setempat.

Bagaimana Cara Memperoleh Akses untuk Mencatat Vaksin di eICV?

Untuk dapat mencatat vaksinasi di eICV, langkah pertama yang harus dipenuhi adalah memastikan fasilitas pelayanan tempat dokter bekerja telah memenuhi syarat sebagai pelaksana vaksinasi internasional sesuai Pasal 3 Permenkes Nomor 23 Tahun 2018, termasuk memiliki sistem teknologi informasi yang terhubung secara daring. (1) Akses pencatatan elektronik pada dasarnya melekat pada status fasilitas (Klinik KKP, Klinik, atau Rumah Sakit) yang telah mendapatkan penunjukan dan sosialisasi dari UPT Bidang Kekarantinaan Kesehatan setempat sebagaimana diarahkan dalam Surat Edaran Nomor SR.02.04/C/173/2025. (4)

Prasyarat penting lain yang bersifat wajib bagi pelaku perjalanan adalah pengunduhan aplikasi Satu Sehat Mobile sebelum menerima layanan vaksinasi internasional yang akan dicatat secara elektronik. (4) Dokter atau petugas pendaftaran perlu memastikan pasien telah memiliki akun Satu Sehat Mobile aktif sebelum proses vaksinasi dan pencatatan eICV dilakukan, karena data eICV terhubung dengan identitas digital pasien pada aplikasi tersebut.

Selain itu, penerbitan sertifikat—baik dalam bentuk buku ICV fisik maupun eICV—tetap tunduk pada ketentuan penandatanganan yang diatur Pasal 9 Permenkes Nomor 23 Tahun 2018. Sertifikat harus ditandatangani oleh dokter yang ditunjuk oleh Kepala KKP, pimpinan Klinik, atau direktur/kepala Rumah Sakit, serta oleh orang yang telah menerima vaksinasi atau profilaksis tersebut. (1) Bagi penerima vaksinasi yang berada di bawah pengampuan, tanda tangan diberikan oleh orang tua atau wali. (1)

Bagaimana Cara Mengisi dan Mencatat Data Vaksinasi pada Sertifikat?

Pengisian data vaksinasi pada sertifikat, baik format fisik maupun elektronik, harus mengikuti standar kelengkapan yang sama karena eICV pada dasarnya menggantikan buku ICV secara fungsional, bukan mengubah substansi data yang harus dicatat. Merujuk pada standar internasional ICVP yang diterbitkan CDC, beberapa elemen data wajib yang harus diisi secara akurat oleh dokter meliputi:

1. nama pelaku perjalanan, dicatat persis seperti yang tertera pada paspor;
2. tanggal lahir dan tanggal pemberian vaksin, ditulis dengan format tanggal (angka), bulan (huruf), tahun—bukan format DD/MM/YY atau MM/DD/YY;
3. jenis vaksin atau profilaksis yang diberikan, dicantumkan secara eksplisit sesuai nama penyakit yang dicegah;
4. tanda tangan penerima vaksinasi pada kolom yang telah disediakan;
5. tanda tangan dokter/klinisi yang memberikan vaksinasi secara manual (tanda tangan cap tidak dapat diterima)
6. tanggal mulai berlaku serta masa berlaku sertifikat, yang untuk vaksin yellow fever dinyatakan berlaku sejak 10 hari setelah tanggal vaksinasi primer hingga seumur hidup penerima vaksinasi. (3)

Klinisi yang menandatangani sertifikat dapat merupakan pemilik cap resmi (Uniform Stamp) fasilitas vaksinasi, atau tenaga kesehatan lain yang diberi wewenang oleh pemilik cap tersebut untuk memberikan atau mengawasi pemberian vaksin. (3) Dalam konteks Indonesia, ketentuan ini sejalan dengan Pasal 9 ayat (3) Permenkes Nomor 23 Tahun 2018 yang mensyaratkan sertifikat ditandatangani oleh dokter yang ditunjuk oleh pimpinan fasilitas, serta diberi cap resmi KKP, Klinik, atau Rumah Sakit sesuai tempat penerbitan sertifikat. (1)

Sertifikat Vaksinasi Internasional, termasuk eICV, dapat dinyatakan tidak valid apabila penerbitan dan pengesahannya tidak sesuai ketentuan, pemilik sertifikat meninggal dunia, terdapat koreksi atau bagian yang dihapus maupun tidak diisi, atau masa perlindungan vaksin telah habis. (1) Oleh karena itu, kelengkapan dan ketelitian pengisian data pada setiap kolom eICV menjadi tanggung jawab langsung dokter pelaksana vaksinasi, karena kesalahan administratif dapat berakibat langsung pada penolakan sertifikat oleh petugas kekarantinaan di negara tujuan.

Keunggulan eICV Dibandingkan Buku ICV Manual

eICV menawarkan sejumlah kelebihan operasional dibandingkan pencatatan manual pada buku ICV fisik. Berdasarkan pengumuman implementasi dari BBKK Soekarno-Hatta, kelebihan tersebut meliputi:

1. data vaksinasi tersedia dalam format digital sehingga dapat diakses kapan saja dan di mana saja;
2. sistem berbasis digital memastikan keabsahan dan perlindungan data secara lebih aman dan terpercaya; dan
3. proses administrasi perjalanan internasional menjadi lebih efisien karena mengurangi penggunaan kertas dan mempercepat alur layanan. (5)

Bagi dokter dan tenaga kesehatan, keunggulan ini berarti berkurangnya risiko kehilangan atau kerusakan dokumen fisik pasien, serta mempermudah verifikasi ulang riwayat vaksinasi apabila pasien memerlukan penerbitan ulang sertifikat di kemudian hari.

Implementasi di Fasilitas Kesehatan

Transisi menuju eICV membawa sejumlah implikasi yang perlu diantisipasi dokter dalam praktik sehari-hari. Pertama, dokter perlu memastikan pasien telah memiliki akun Satu Sehat Mobile aktif sebelum sesi vaksinasi, sebagaimana disyaratkan dalam Surat Edaran Nomor SR.02.04/C/173/2025. (4) Kedua, karena cakupan penerapan eICV masih bertahap dan berbeda antarwilayah kerja KKP, misalnya baru mencakup vaksinasi meningitis tujuan Arab Saudi di BBKK Soekarno-Hatta, dokter perlu mengonfirmasi jenis vaksinasi apa saja yang telah tercakup dalam sistem eICV setempat sebelum menentukan apakah pasien akan menerima eICV atau buku ICV manual. (5)

Ketiga, kewajiban pencatatan dan pelaporan berkala kepada Direktur Jenderal P2P tetap berlaku baik untuk sertifikat elektronik maupun fisik, sehingga tertib administrasi pencatatan tetap menjadi bagian dari kepatuhan fasilitas terhadap Permenkes Nomor 23 Tahun 2018. (1) Terakhir, dokter tetap bertanggung jawab secara profesional atas keakuratan data klinis yang dicatat, termasuk jenis vaksin, tanggal pemberian, dan kontraindikasi maupun kondisi yang memerlukan pengecualian medis (medical waiver) apabila terdapat kontraindikasi vaksinasi tertentu. (3)

Kesimpulan

eICV merupakan transformasi elektronik dari Sertifikat Vaksinasi Internasional yang berlandaskan hukum pada Permenkes Nomor 23 Tahun 2018 dan Surat Edaran Ditjen P2P Kemenkes Nomor SR.02.04/C/173/2025, dengan penerapan bertahap sejak 10 Februari 2025. Bagi dokter dan tenaga kesehatan pelaksana vaksinasi internasional, pemahaman terhadap dasar hukum, prasyarat Satu Sehat Mobile, tata cara pengisian data yang akurat, serta kewajiban pencatatan dan pelaporan berkala menjadi kunci agar sertifikat yang diterbitkan tetap sah dan diterima di titik masuk negara tujuan. Mengingat cakupan implementasi eICV masih bervariasi antarwilayah kerja KKP, dokter disarankan selalu mengonfirmasi kebijakan operasional terkini pada UPT Bidang Kekarantinaan Kesehatan setempat sebelum memberikan pelayanan vaksinasi internasional kepada pasien.

FAQ

Apakah eICV menggantikan seluruh penerbitan buku ICV fisik?

Belum sepenuhnya. Surat Edaran Nomor SR.02.04/C/173/2025 secara eksplisit menyatakan bahwa penerbitan buku ICV fisik tetap dapat dilakukan bagi negara-negara yang masih mewajibkan pemberlakuan buku ICV dalam bentuk fisik. (4) Selain itu, implementasi di lapangan seperti di BBKK Soekarno-Hatta menunjukkan bahwa eICV untuk saat ini baru diterapkan pada vaksinasi meningitis bagi pelaku perjalanan tujuan Arab Saudi, sementara vaksinasi yellow fever bagi pelaku perjalanan non-Arab Saudi masih menggunakan buku ICV manual. (5)

Apakah biaya penerbitan eICV berbeda dengan buku ICV manual?

Tidak. Surat Edaran Nomor SR.02.04/C/173/2025 menegaskan bahwa pembebanan biaya PNBP untuk penerbitan eICV mengikuti ketentuan yang sama dengan penerbitan buku ICV sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. (4) Dengan demikian, dokter dan fasilitas pelayanan tidak perlu menerapkan struktur tarif yang berbeda hanya karena sertifikat diterbitkan secara elektronik.

Siapa saja yang berwenang menandatangani eICV?

Sama seperti sertifikat fisik, eICV harus ditandatangani oleh dokter yang ditunjuk oleh Kepala KKP, pimpinan Klinik, atau direktur/kepala Rumah Sakit tempat vaksinasi dilakukan, serta oleh orang yang telah menerima vaksinasi atau profilaksis tersebut. (1) Apabila penerima vaksinasi berada di bawah pengampuan, tanda tangan diberikan oleh orang tua atau wali sesuai Pasal 9 ayat (4) Permenkes Nomor 23 Tahun 2018. (1)

Apa yang menyebabkan sertifikat vaksinasi internasional dinyatakan tidak valid?

Sertifikat dinyatakan tidak valid apabila penerbitan dan pengesahannya tidak sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, pemilik sertifikat meninggal dunia, terdapat koreksi atau bagian yang dihapus maupun tidak diisi lengkap, atau masa perlindungan vaksin telah habis. (1) Dokter perlu memastikan seluruh kolom eICV diisi lengkap dan akurat sejak awal untuk menghindari risiko sertifikat ditolak oleh petugas kekarantinaan di titik masuk negara tujuan.

Apakah pasien wajib memiliki aplikasi tertentu sebelum menerima vaksinasi yang dicatat di eICV?

Ya. Surat Edaran Nomor SR.02.04/C/173/2025 mensyaratkan bahwa pemberlakuan eICV wajib didahului dengan pengunduhan aplikasi Satu Sehat Mobile oleh seluruh pengguna jasa atau pelaku perjalanan yang akan mendapatkan layanan vaksinasi internasional. (4) Dokter dan petugas pendaftaran di fasilitas pelayanan sebaiknya memverifikasi hal ini sebelum sesi vaksinasi dimulai agar proses pencatatan elektronik dapat berjalan lancar.

Daftar Pustaka

1. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2018 tentang Pelayanan dan Penerbitan Sertifikat Vaksinasi Internasional. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 942. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI; 2018.
2. World Health Organization. International Health Regulations (2005). 3rd ed. Geneva: World Health Organization; 2016.
3. Centers for Disease Control and Prevention. International Certificate of Vaccination or Prophylaxis (ICVP): Yellow Fever Vaccination Documentation [Internet]. Atlanta: CDC; [cited 2026 Sep 8]. Available from: https://wwwnc.cdc.gov/travel/page/icvp
4. Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Surat Edaran Nomor SR.02.04/C/173/2025 tentang Penerapan Electronic Certificate of Vaccination or Prophylaxis (eICV) atau Sertifikat Vaksinasi Internasional atau Profilaksis secara Elektronik. Jakarta: Kemenkes RI; 2025.
5. Balai Besar Kekarantinaan Kesehatan Soekarno-Hatta. Pemberlakuan Elektronik ICV [Internet]. Tangerang: BBKK Soekarno-Hatta; 2025 Mar 10 [cited 2026 Sep 8]. Available from: https://bbkksoetta.com/newsdetail/171/